Elément central du projet sur lequel le peuple a voté le 28 septembre, l’e-ID sera entièrement étatique. Ce complément électronique à la carte d’identité est par ailleurs gratuit et facultatif pour les citoyennes et citoyens. La carte d’identité physique et le passeport restent valables et l’e-ID peut être révoquée. Une grande importance est de plus donnée à la protection des données. Le stockage des données a lieu de manière décentralisée et la protection des données, la sécurité des données, l’économie des données et la transparence sont des principes importants dans la loi. Cela a manifestement convaincu les votantes et votants, 50,4 % ayant approuvé le projet. L’Association des Communes Suisses salue cette décision. L’e-ID et l’infrastructure de confiance qui lui est associée sont des éléments constitutifs centraux des efforts de numérisation de l’administration à tous les niveaux de l’Etat. Elle permet d’identifier de manière simple les utilisatrices et utilisateurs de nombreuses prestations numériques des autorités, par exemple lors de la commande d’un extrait électronique du registre des poursuites. L’e-ID constitue par ailleurs la base pour d’éventuelles futures récoltes électroniques de signatures. Silvan Müggler

«Le canton de Vaud compte 300 communes, il existe donc 300 manières de faire», dit Eloi Fellay, directeur de l’Union des Communes Vaudoises (UCV), au sujet de la gestion des documents. Les pratiques dépendent de la taille et des ressources: les conseils généraux, les législatifs de communes jusqu’à 1000 habitants, traitent moins de documents et disposent de moyens plus limités que les conseils communaux. «Un village de 500 âmes a besoin d’un autre système qu’une ville comme Yverdon qui a trois séances par mois», illustre Eloi Fellay. Les conseils généraux adoptent des solutions pragmatiques. «Le principe est celui de la démocratie de proximité», dit le directeur de l’UCV. Si beaucoup utilisent le site de la commune pour leurs documents, certains préfèrent la lecture du procès-verbal et son approbation en assemblée. Une diffusion dans le bulletin officiel ou sur le tableau d’affichage public est une autre option. «Le principe est celui de la démocratie de proximité.» Eloi Fellay, directeur de l’Union des communes vaudoises (UCV) Les 94 communes fribourgeoises sans conseil général fonctionnent de même, privilégiant une communication directe, explique Grégory Grin, responsable de l’initiative DIGI-FR à l’Association des Communes Fribourgeoises (ACF). «Les assemblées communales ressemblent à la Landesgemeinde: la population participe à une séance publique et vote. Un P.-V. est ensuite publié.» Dans les 27 communes fribourgeoises dotées d’un conseil général, ceux-ci disposent d’un secrétariat dédié et donc pour la plupart d’une adresse mail spécifique. «Cela permet de séparer les documents au sein de la commune», souligne Grégory Grin. Il existe en général des espaces de stockage distincts pour le législatif et l’exécutif. Le recours à un service de cloud et à un extranet est courant, mais il n’y a pas de pratique généralisée. «Une adresse mail spécifique permet de séparer les documents au sein de la commune.» Grégory Grin, responsable de l’initiative DIGI-FR à l’Association des Communes Fribourgeoises (ACF) La nécessité du numérique fait la quasi-unanimité: «Seules deux communes n’ont pas de site internet», dit Eloi Fellay. Certaines - les plus grandes - se dotent d’un intranet, ce qui permet par exemple de ne publier un document qu’une fois qu’il est définitif. Cela peut se révéler utile en cas de données personnelles. Si la numérisation facilite la transmission d’informations, elle n’est pas toujours la panacée. Eloi Fellay: «Cela demande d’une part des ressources et, d’autre part, cela peut complexifier des processus éprouvés.» Le canton de Fribourg n’a pas de données sur les communes avec un législatif entièrement numérisé. Le conseil général du chef-lieu est en cours de numérisation, mentionne Grégory Grin: «L’extranet de la Ville de Fribourg sera étendu au parlement.» L’UCV et l’ACF conseillent les législatifs vers la solution la plus adaptée. «Nous partageons les bonnes pratiques, parfois des solutions peuvent être mutualisées», évoque Eloi Fellay. Mais pas question d’imposer des normes, souvent «contreproductives», notamment pour les petites communes, qui doivent rester souveraines en la matière. Le numérique soulève l’enjeu lié aux données personnelles. Cécile Kerboas, préposée vaudoise à la protection des données: «Une diffusion sur internet n’a pas les mêmes implications qu’une consultation sur place, les données étant plus facilement accessibles.» Les organes législatifs doivent éviter de mettre en ligne des informations concernant des personnes non élues. Elle cite le recours d’une personne naturalisée: ses données avaient été diffusées sur internet par le biais du procès-verbal du conseil. Idem pour les données privées des élus, question fréquente dans un système de milice. «Peut-on publier sur internet l’adresse e-mail personnelle ou le téléphone privé d’un élu? Ces interrogations préoccupent les législatifs», dit Cécile Kerboas. Elle a formé des communes en quête de clarté. «Il y a une prise de conscience: la protection des données n’est plus perçue que comme une contrainte. Les élus sont plus sensibles à la manière dont sont traitées les données personnelles.» «Les élus sont plus sensibles à la manière dont sont traitées les données personnelles.» Cécile Kerboas, préposée vaudoise à la protection des données La publication d’enregistrements audio ou vidéo des séances du législatif et la diffusion en ligne de débats publics nécessitent aussi de respecter certaines règles. Dans les cantons de Neuchâtel et du Jura, le préposé à la protection des données met à disposition une liste d’avis liés à ces questions. Julia Rippstein

À l’ère du 100% numérique, tout se fait en ligne: les achats comme les démarches administratives. L’Association des Communes Suisses (ACS) appuie les communes dans la numérisation de leurs prestations administratives. Et les caisses de pension ne sont pas en reste, elles non plus. Il faut dire que les portails en ligne ont de quoi plaire: ils permettent aux personnes assurées de consulter très simplement leurs données de prévoyance, de simuler un scénario de retraite (anticipée), d’obtenir des formulaires et d’entrer aisément en contact avec des conseillères ou conseillers. Autant de tâches dont les collaboratrices et collaborateurs des ressources humaines se trouvent déchargés. «Pour autant, l’essor des portails en ligne ne signe pas la fin du conseil personnalisé, qui reste d’actualité pour les questions complexes liées à la fiscalité, à la famille ou aux différentes étapes de la vie», affirme Michael Müller, expert en numérisation chez acrea AG. Les portails en ligne offrent un accès pratique à sa propre prévoyance, susceptible de provoquer un déclic incitant à se pencher plus avant sur la question. «Les personnes assurées peuvent ainsi connaître leur situation de prévoyance à un instant donné et amorcer une réflexion à ce sujet.» Michael Müller, acrea AG, expert en numérisation dans les domaines de la finance et de la prévoyance Kaspar Abplanalp

Réalisée correctement, la cartographie des traitements de données personnelles constitue la pierre angulaire d’une gouvernance fiable et conforme. Elle identifie précisément les traitements, les catégories de données concernées, les acteurs impliqués et les flux d’information, afin de produire une documentation complète et tenue à jour des activités de traitement. Mais de quoi s’agit-il exactement? Et pourquoi s’engager dans une cartographie des données personnelles? Qui? Responsable du traitement, représentants, délégué à la protection des données éventuel, responsables opérationnels, sous-traitants. Quoi? Catégories de données personnelles traitées, avec une attention particulière aux données personnelles sensibles (santé, infractions, etc.). Pourquoi? Finalité principale du traitement (soit l’objectif principal pour lequel les données sont collectées). Où? Lieu d’hébergement, pays de destination en cas de transfert et garanties prévues. Jusqu’à quand? Durées ou critères de conservation. Comment? Mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité et la protection des données tout au long du cycle de vie. Aide pour la conformité réglementaire: Dans la plupart des cantons, les lois sur la protection des données exigent que les administrations cantonales et communales tiennent et publient un registre des activités de traitement. C’est par exemple le cas dans les cantons de Fribourg et du Valais. Ce registre doit documenter l’identité du responsable, les finalités du traitement, les catégories de personnes et de données concernées, les destinataires, les délais de conservation, les mesures de sécurité et, le cas échéant, les communications transfrontalières. La cartographie fournit précisément toutes ces informations nécessaires à la constitution et à la maintenance de ce registre. Transparence et amélioration continue: Une cartographie bien menée offre une vue claire des flux et une représentation structurée de la circulation des données au sein d’une commune. Cette visibilité facilite l’actualisation en cas d’évolution d’un traitement et rend explicite la finalité, principe directeur de toute protection des données. De plus, la cartographie rend les procédures reproductibles et auditables. C’est donc un socle pour prioriser les actions, suivre les mises à jour et démontrer la conformité dans la durée. Maîtrise des risques et sécurité: En rendant les traitements lisibles (par exemple des données d’aide sociale), la cartographie aide à choisir des mesures techniques et organisationnelles adaptées (authentification, chiffrement, journalisation, politiques d’accès, etc.). Elle sert de tremplin à l’analyse d’impact (AIPD) lorsque le risque est élevé, et prépare la réponse aux incidents en accélérant la qualification et la notification d’une violation de sécurité. Minimisation et «privacy by design»: Les principes de proportionnalité/minimisation exigent de limiter la collecte, les accès, la communication et la conservation de données aux besoins strictement nécessaires. La cartographie permet de confronter chaque finalité aux données effectivement requises, d’identifier les excès et de corriger les pratiques. Elle soutient aussi la «protection dès la conception et par défaut» en orientant les choix de mesures techniques et organisationnelles dès le début. Droits d’accès et devoir d’informer: Pour répondre dans les délais aux demandes d’accès, de rectification ou d’effacement de la personne concernée, il faut savoir précisément quelles données sont détenues, où, pendant combien de temps et avec quels destinataires. La cartographie structure ces informations et soutient ce devoir d’informer lors de la collecte (ce qui est une condition clé de la transparence). Références Pierloot, E., 2024, «Le registre des activités de traitement, un outil de pilotage essentiel». Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), 2024, «Guide relatif aux mesures techniques et organisationnelles de la protection des données (TOM)». Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 2020, «Cartographier vos traitements de données personnelles» (utilisé comme référence méthodologique). Stefan Stepanovic, Prof. Tobias Mettler

D’importants documents numériques doivent, tout comme des documents physiques, être archivés correctement. Mais où et comment une commune peut-elle archiver ces documents et quels sont les formats de fichiers appropriés? C’est sur ces questions que se penchent Florian Fischer des archives de la ville de Lucerne et Nicole Meystre des archives communales de Montreux. Ils assument la coprésidence du groupe de travail Archives communales de l’Association des archivistes suisses. Ils recommandent aux communes qui veulent mettre sur pied un archivage numérique à long terme de se faire conseiller par des experts, travaillant par exemple pour des archives cantonales ou des firmes spécialisées. La gestion numérique et l’archivage électronique nécessitent des concepts bien pensés et une bonne préparation. Les archives numériques doivent par ailleurs être entretenues avec soin. Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) a élaboré des exigences minimales pour les archives numériques à long terme et a mis sur pied un catalogue des formats de fichiers pour l’archivage. L’association eCH élabore des standards pour les échanges numériques avec les autorités. Informations: Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO): https://kost-ceco.ch/ Association eCH: www.ech.ch/fr Nadja Sutter

A la fin septembre, le peuple suisse a dit oui à l’e-ID. Cela donne un coup de pouce à de nombreuses prestations numériques des autorités. Les administrations deviendront bientôt sensiblement plus numériques. Ce qui ne change pas en revanche, c’est la gestion correcte des données, qu’elles soient analogiques ou numériques. Les communes sont tenues d’assurer la protection des données ainsi qu’un archivage correct des documents sensibles. Et elles ont intérêt à investir dans la cybersécurité et à élaborer des plans d’urgence auxquels elles peuvent avoir recours lors d’une panne de système. Cette édition de «Commune Suisse» présente des exemples actuels de gestion des données par les communes. Ce numéro revient aussi dans le monde analogique et sur les 25 ans de l’«autonomie communale» ancrée dans la Constitution fédérale. Celle-ci exige que la Confédération tienne compte dans ses activités des intérêts de l’échelon communal. Une obligation qui n’est pas toujours prise au sérieux. A la fin septembre au Palais fédéral, l’Association des Communes Suisses et l’Union des villes suisses ont rappelé au conseiller fédéral Beat Jans l’existence de l’«article communal». Nous sommes persuadés que Beat Jans n’archivera pas seulement notre déclaration de façon correcte mais qu’il l’étudiera aussi en détail. «Les communes sont tenues d’assurer la protection des données ainsi qu’un archivage correct des documents sensibles.» Fabio Pacozzi, responsable communication, Association des Communes Suisses Fabio Pacozzi

La commune bernoise de Frutigen a organisé avec l’association Ma commune une demi-journée de formation continue sur le thème de l’intelligence artificielle. Le but était d’informer le personnel communal sur les opportunités, les risques et les possibilités d’utiliser l’IA et de les mettre toutes et tous au même niveau. Certaines personnes avaient en effet déjà utilisé l’IA, alors que d’autres étaient plutôt sceptiques. L’événement a réuni environ 60 participantes et participants, dont des membres des autorités politiques. Après une introduction qui a aussi abordé des aspects éthiques et de protection des données, les participantes et participants ont pu tester des applications d’IA. Les collaboratrices et collaborateurs utilisent maintenant ponctuellement l’IA, par exemple pour élaborer des textes ou des formules Excel. Les données sensibles sont alors traitées avec une prudence particulière. En complément du cours, la commune met à disposition des fiches d’information. Informations sur les cours proposés par l’association Ma commune aux communes: https://mynigmeind.ch/fr/massgeschneiderte-gemeindeformate/ Nadja Sutter

L’interface entre population, entreprises et commune ou canton doit, dans une première étape, être numérisée, comme le stipule la stratégie de transformation numérique du canton du Tessin. Les dossiers doivent être gérés électroniquement, les données et les chiffres sur les communes être accessibles sur Internet et les collaboratrices et collaborateurs du canton et des communes bénéficier régulièrement d’une formation en matière de transformation numérique. Selon Milena Folletti, déléguée à la transformation numérique du canton du Tessin, il s’agit là des quatre points forts de cette première phase de la transformation numérique. «Le but est d’optimiser l’intégration numérique entre le canton et les communes, sans perdre de vue les compétences respectives», explique Felice Dafond, président de l’Association des communes tessinoises et membre du Comité de l’Association des Communes Suisses. Nora Hesse

Le 24 septembre, l’Association des Communes Suisses (ACS) et l’Union des villes suisses (UVS) ont remis la déclaration «Les villes et les communes dans l’Etat fédéral» au conseiller fédéral Beat Jans, au Palais fédéral. Cette déclaration s’inscrit dans le cadre du 25 e anniversaire de l’article 50 de la Constitution fédérale, qui oblige la Confédération à tenir compte des conséquences éventuelles de son activité pour les communes. Une table ronde a permis d’aborder les défis actuels, tels que la motion Schilliger, qui vise à interdire le principe des limitations de vitesse à 30 km/h sur les routes à l’intérieur des localités, ou encore le programme d’économies de la Confédération, qui touche également les villes et les communes. Le conseiller fédéral Beat Jans s’est prononcé en faveur d’une collaboration étroite entre les différents niveaux étatiques et a souligné l’importance de l’autonomie et de l’innovation communales. Le président de l’ACS, le conseiller aux Etats Mathias Zopfi, a demandé que les villes et les communes soient impliquées dès le début dans les processus législatifs afin de préserver leurs intérêts. Nadja Sutter

J’écris ces lignes en souvenir de l’été et des émotions d’une saison qui vient de se terminer. Ces derniers mois, Locarno a accueilli de nombreuses manifestations: le festival du film, Moon&Stars, Luci&Ombre, Notte Bianca et bien d’autres. En tant que ville, nous accordons une grande valeur à ces événements et faisons notre possible pour les faire rayonner localement et à l’international. Ils sont en effet positifs, pas seulement d’un point de vue culturel et économique, mais créent aussi des espaces de rencontre, d’ouverture, de vitalité, de réflexion, de plaisir et d’échange. Ces manifestations suscitent bien sûr aussi des désagréments pour les personnes qui vivent et travaillent dans la ville. C’est pourquoi je n’arrête pas de remercier les gens et les entreprises pour leur patience, leur flexibilité et leur compréhension. En tant que municipalité, nous nous efforçons sans cesse de trouver un équilibre entre les grands événements et la vie quotidienne. Nous cherchons à divertir la population locale et les touristes, à devenir pour quelques semaines une capitale internationale du cinéma et de la culture, et en même temps à préserver la qualité de vie d’une des plus belles communes du Tessin, comme l’a confirmé une récente étude d’un institut bancaire. Cette mission nous oblige parfois à prendre des décisions difficiles et à jouer le rôle du «méchant». Nous sommes considérés comme trop rigoureux par les organisateurs, mais comme trop permissifs par certains habitants et habitantes. Je crois néanmoins que cette coexistence entre diverses perspectives fait partie de notre tâche et est d’une certaine façon inévitable … ou est-ce que je me trompe? Nicola Pini