L’importance des eSignatures et des eCachets dans l’administration publique n’est pas seulement liée à leur fonction en tant que signature numérique ou méthode d’authentification mais aussi à leur contribution à la modernisation de l’administration publique afin d’accélérer des procédures et de réduire le papier. Ce sont des instruments légalement reconnus. L’eCachet à la place de l’eSignature: Pour les administrations publiques, un eCachet est dans la grande majorité de cas suffisant car la signature personnelle d’une personne physique (eSignature) n’est pas nécessaire. Cela représente un changement encore plus grand que le passage de la signature traditionnelle manuscrite à la eSignature. A une époque où la communication électronique et les transactions numériques sont de plus en plus fréquentes, les eSignatures et les eCachets sont des instruments indispensables pour garantir une interaction sécurisée entre l’administration publique et ses clientes et clients. Acquisition de eSignatures et eCachets: Des accords-cadres entre eOperations Suisse SA et les prestataires de signatures ont été conclus. Les collectivités impliquées peuvent ainsi bénéficier de prestations à des conditions favorables, sans devoir effectuer elles-mêmes des appels d’offres. Gérald Strub

Les eCachets et eSignatures offrent aux administrations publiques de grandes possibilités pour numériser leurs services. Les communes utilisent généralement uniquement des eCachets car les signatures personnelles ne sont pas nécessaires. Cela entraîne des processus plus rapides, des coûts plus bas, moins de papier et une meilleure clarté. Il existe certes déjà de nombreux formulaires de commande numériques sur les sites web des communes. Ils sont toutefois en général envoyés par e-mail et traités de manière manuelle. Mais il peut en aller autrement! Par exemple avec le projet GemeindeConnect. Celui-ci apporte aux associations cantonales de communes un soutien technique et organisationnel en matière de services numériques et permet un traitement technique sans rupture de média. Des commandes comme des attestations de domicile qui arrivent sur le portail sont directement transmises dans l’application spécialisée de la commune. Si un eCachet ou une eSignature s’y trouve, l’attestation numérique est signée de manière entièrement automatique et revient dans la boîte de réception des demandeurs. L’utilisation de GemeindeConnect en combinaison avec des eSignatures et des eCachets permet des processus numériques sans rupture de média et en continu qui déchargent l’administration, augmentent l’attractivité de l’employeur et améliorent le service offert aux habitantes et habitants. Gérald Strub

Permettant de donner des mots-clés et d’accéder à des sites Internet appropriés, Google fait partie de notre quotidien depuis 1997. Pour des questions plus complexes, une recherche sur Google ne suffit toutefois généralement pas. Il est nécessaire de disposer de technologies qui non seulement trouvent les informations pertinentes mais qui peuvent aussi les mettre en contexte, les comprendre et les interpréter. Des systèmes basés sur l’intelligence artificielle le peuvent. Ils sont par ailleurs en mesure d’analyser de grandes quantités de données et de créer de nouveaux contenus définis par l’utilisateur, comme des textes et des images. Jusqu’ici, l’administration publique n’a pas pu profiter des technologies de l’intelligence artificielle car les solutions appropriées manquaient. Vous trouvez néanmoins ci-dessous quelques exemples pour lesquels des outils gratuits comme ChatGPT, Copilot ou Bing Chat peuvent apporter une aide: recherche élargie; explications sur des textes législatifs ou des procédures complexes, résumés d’articles ou d’études soutien lors de l’élaboration de contenus de communication; aide à la formulation pour des rapports, des communiqués de presse ou des procès-verbaux évaluations et analyse de données; analyse de grandes sources de données comme des listes Excel ou des questionnaires génération d’images; création d’images à partir d’un contenu prédéterminé Lors de l’utilisation d’outils gratuits d’IA sur Internet, il est particulièrement important de gérer des données sensibles de manière responsable. De nombreux prestataires utilisent les données fournies à leurs propres fins et les rendent ainsi accessibles à des personnes non autorisées. Vous trouvez ici des informations supplémentaires et des fiches d’information sur une utilisation sûre de l’intelligence artificielle dans l’administration publique: https://www.mynigmeind.ch/fr/merkblaetter-sicherer-umgang-mit-kuenstlicher-intelligenz-in-der-oeffentlichen-verwaltung/ Gérald Strub

L’IA permet aux ordinateurs d’assumer des tâches qui nécessitaient auparavant l’intervention de l’intelligence humaine. L’IA est capable d’apprendre, elle peut soupeser des faits, prendre des décisions et reconnaître des modèles. Aujourd’hui, l’IA est souvent utilisée dans le domaine de l’évaluation des données, du soutien en ligne ou de la traduction. Pourquoi l’IA polarise-t-elle autant? Le fait qu’elle réalise des tâches qui jusqu’ici ne pouvaient être effectuées que par nous les humains et aussi qu’elle puisse décider de manière autonome suscite un certain malaise. C’est pourquoi il est important que le développement de l’intelligence artificielle fasse l’objet de réflexions éthiques et juridiques en lien avec la responsabilité, la transparence et les conséquences sociétales. Celui qui refuse cette nouvelle technologie est toutefois mal inspiré. A quelles nouveautés les communes doivent-elles prochainement s’attendre en ce qui concerne l’IA? Il n’y aura sans doute plus de fournisseur informatique qui ne soit pas confronté à l’IA. Strub & Partner travaille par exemple avec des partenaires technologiques au développement d’un assistant capable de résumer et de traduire des contenus à partir d’un ensemble de règlements, d’ordonnances et de directives défini par la commune. Grâce à son intégration dans le site Internet de la commune, il sera possible de répondre rapidement et correctement à des questions d’habitantes et d’habitants. Un autre projet est un outil financier pouvant analyser des données financières sur la base de la présentation des comptes selon le modèle MCH2 et de formuler des propositions d’optimisation. Ces deux exemples devraient permettre aux administrations communales d’engager leurs ressources de manière encore plus efficace. Et comment l’IA peut-elle aujourd’hui déjà être utilisée dans l’administration communale? Grâces aux chatbots IA mis à disposition gratuitement en ligne comme ChatGPT 3.5 ou Bing-Chat, tout le monde peut déjà y avoir recours. Comme nous ne savons pas comment et où les données sont enregistrées et transférées, il est important ici de ne saisir que des données anonymisées ou déjà accessibles au public. La palette des applications possibles reste toutefois énorme. Voici quelques exemples: - rédaction d’un communiqué de presse ou d’un management summary - recherche des messages clés d’une étude ou d’un rapport - rédaction d’une proposition pour une description de poste ou une offre d’emploi Comme pour le recours à d’autres technologies et sources d’information, il est également important, lors de l’utilisation de l’IA, de questionner les données et les informations de manière critique et de vérifier leur plausibilité. Si l’on respecte cette règle ainsi que les exigences liées à la protection des données, l’IA peut aujourd’hui déjà nettement faciliter le travail des administrations communales et nous sommes curieux de voir ce qui nous attend encore. Informations: www.digitale-gemeinde.com Gérald Strub

Une stratégie de numérisation réussie commence par un inventaire des ressources et des besoins de la commune. Lors de cet inventaire, il est important de connaître la situation dans laquelle on se trouve ou plus concrètement ce que l’infrastructure TIC actuelle et les applications spécialisées peuvent déjà apporter. Lors de l’évaluation des besoins, il s’agit de définir quel objectif on veut atteindre en matière de numérisation. Celui-ci devrait permettre, grâce à une orientation vers le client, de créer une plus-value pour les habitantes et habitants. Des plus-values pourraient consister à offrir des services communaux 24 heures sur 24, la consultation des données personnelles ou des appels vidéo à la place de visites au guichet. Le choix de l’objectif peut être effectué lors d’ateliers internes et/ou de sondages auprès des habitantes et habitants. Un aspect important pour faire avancer la numérisation est la création d’une infrastructure numérique moderne, par exemple l’exploitation d’informations au moyen du développement des applications spécialisées existantes. La volonté de l’administration de remanier ses procédures et de les numériser est par ailleurs particulièrement importante. Pour ce faire, une certaine ouverture est nécessaire afin de remettre en question des modes de travail bien rodés et le cas échéant de les changer. Des processus de travail complètement ou partiellement automatisés permettent aux collaborateurs et collaboratrices de se consacrer à des travaux plus exigeants. Un autre pas important est l’encouragement de la formation numérique. Lors de l’engagement et l’encouragement des collaborateurs et collaboratrices, il est conseillé de tenir compte des compétences numériques. Les meilleurs projets numériques ne sont pas ceux qui sont proposés à l’administration par un conseiller ou un fournisseur de logiciel, mais ceux qui naissent suite à un problème de tous les jours. A côté de la numérisation interne, la collaboration avec d’autres communes, des entreprises régionales (par exemple des fournisseurs d’énergie) et des institutions de formation offrent de grandes opportunités. Grâce aux coopérations, des ressources peuvent être regroupées et des projets communs peuvent être réalisés. Il est absolument central d’associer les habitantes et les habitants ainsi que le personnel de l’administration au processus de numérisation et de leur présenter les avantages des offres digitales. Une communication ouverte, des séances d’information régulières ainsi qu’une conception attrayante des offres digitales sont décisives. Un exemple pour une stratégie numérique Gérald Strub

Le service de relevé des compteurs d’eau est basé sur le principe que nous utilisons pour l’automatisation de processus dans l’administration communale. Sa pièce maîtresse est une plateforme de processus indépendante que nous connectons via des interfaces à des solutions techniques existantes dans les administrations communales ou, comme ici, chez les fournisseurs d’énergie. Nous pouvons ainsi faire exécuter un processus avec une logique définie et personnalisable. Entre-temps, nous avons standardisé le service de relevé des compteurs d’eau, étant donné qu’il n’y a que très peu de différences entre les exigences dans les différentes communes. L’exemple du service de relevé des compteurs d’eau permet d’expliquer le fonctionnement de notre modèle basé sur une plateforme de processus. Le collaborateur du fournisseur d’énergie peut lancer le relevé dans sa solution technique. Les propriétaires ou les responsables des biens immobiliers reçoivent ensuite un e-mail ou un SMS qui contient un lien vers le formulaire de déclaration. Cet envoi a lieu via la plateforme de processus. Le numéro et le relevé du compteur doivent être saisis dans le formulaire de déclaration. Le téléchargement d’une photo du compteur peut être exigé en option. Les données saisies sont à leur tour automatiquement comparées à celles de la solution technique et soumises à un contrôle de plausibilité via la plateforme de processus. Si elles se situent dans une tolérance définie, elles sont directement enregistrées dans la solution technique. Les autres cas sont signalés au collaborateur pour contrôle dans un cockpit en ligne basé sur un navigateur, où ils peuvent être traités manuellement. Des exceptions restent possibles, par exemple pour les immeubles commerciaux, où il est important qu’un collaborateur de la commune effectue lui-même le relevé, ou lorsque quelqu’un est dépassé par la transmission numérique de données. Le service peut aisément être adapté de telle manière que, par exemple, la saisie manuelle par le collaborateur sur place ou à partir d’une fiche de déclaration remise soit possible dans le cockpit en ligne. Le service de relevé des compteurs d’eau permet de renoncer, d’une part, à la procédure complexe des visites à domicile ou à la paperasserie des formulaires de déclaration et, d’autre part, à l’investissement onéreux dans des compteurs d’eau numériques. Gérald Strub