Une charte informatique peut être un outil simple et efficace si elle est pensée pour le terrain. Dans la pratique, on observe souvent deux écueils. Certaines chartes sont très détaillées, proches d’un règlement, avec un langage juridique et de nombreuses règles. D’autres sont plus courtes, mais restent générales et n’apportent pas toujours de réponses utiles. Une approche plus pragmatique consiste à partir des situations réelles rencontrées dans la commune. Une charte utile répond à des questions concrètes: utilisation des e-mails, gestion des mots de passe, réaction face à un message suspect ou usage d’un appareil personnel. Par exemple: «L’utilisation privée de la messagerie professionnelle est tolérée de manière occasionnelle, pour autant qu’elle reste limitée et n’interfère pas avec l’activité professionnelle.» Ce type de formulation simple permet de lever des ambiguïtés et de donner un cadre clair. L’enjeu n’est pas de tout couvrir, mais de proposer des repères compréhensibles et applicables. Une règle claire sera toujours plus efficace qu’un principe général difficile à interpréter. Une charte utile reste cohérente avec les outils en place et les pratiques de travail. Elle ne remplace ni les mesures techniques ni la formation, mais vient en complément, comme un cadre partagé. Au final, sa valeur ne tient pas à sa longueur, mais à son utilisation. Un document simple, connu et appliqué reste souvent la meilleure solution. Grégory Grin

Comment offrir aux communes un accès rapide et fiable à l’information, tout en renforçant l’accompagnement humain? Cette question a guidé le développement de l’assistant virtuel de l’Association des Communes Fribourgeoises (ACF), mis en ligne il y a quelques mois. Cet outil, fondé sur un moteur d’intelligence artificielle spécifiquement entraîné sur les contenus utiles aux communes du canton de Fribourg, est directement accessible depuis l’intranet de l’ACF. Il est alimenté par les documents de référence de l’association (fiches pratiques, modèles, FAQ, réponses rédigées par les collaborateurs, extraits de formations), ainsi que par les bases légales cantonales et fédérales pertinentes. L’assistant ne sort pas sur internet et n’utilise aucune source externe. Il fonctionne en circuit fermé. A ce jour, l’assistant virtuel a déjà répondu à plus de 1800 questions. L’analyse des requêtes montre que les utilisateurs posent majoritairement des questions précises, concrètes, souvent très ciblées: seuils de marchés publics, compétences des autorités, aides disponibles pour certains projets. Ces demandes expriment un besoin de «déblocage» rapide: une information claire pour prendre une décision, avancer dans un dossier ou orienter un citoyen. Contrairement à certaines craintes liées à l’arrivée de l’IA, l’outil n’a pas entraîné de baisse des sollicitations adressées à l’équipe de l’ACF. Au contraire, les demandes ont augmenté, mais elles sont devenues plus complexes, plus stratégiques, plus transversales. Le chatbot a permis de filtrer les demandes les plus simples, offrant à l’équipe le temps de se consacrer davantage à des situations nécessitant une analyse fine et sur mesure. Avec un peu de recul, une idée se confirme peu à peu: l’intelligence artificielle trouve tout son sens lorsqu’elle permet de renforcer le travail humain, et non de s’y substituer. Utilisée avec clarté et mesure, elle peut apporter un réel gain d’efficacité et contribuer à mieux valoriser les compétences de terrain. C’est le choix que nous avons fait, avec un outil ciblé, ancré dans les besoins concrets, au service d’une administration communale plus réactive. Le développement de l’assistant virtuel n’a pas exigé de moyens disproportionnés. Il s’est appuyé sur des briques technologiques existantes, adaptées à notre environnement, ce qui a permis de construire une première version fonctionnelle en quelques semaines. Grâce à une méthode agile et itérative, un prototype a pu être testé rapidement par des utilisateurs finaux, permettant d’ajuster l’outil avant une mise en service élargie trois mois plus tard. L’ensemble du développement a été réalisé avec l’appui d’experts locaux, permettant de renforcer la souveraineté de la solution, de contenir les coûts (moins de 20 centimes par habitant) et de rester dans un cadre budgétaire comparable à celui d’un site web complexe. Cet outil s’inscrit dans une stratégie plus large de services numériques pour les communes fribourgeoises. Il a été conçu comme un module supplémentaire de l’intranet, dans un esprit de mutualisation des compétences et des ressources. Il fait également l’objet de présentations régulières sur le terrain, au plus près des utilisateurs finaux, pour expliquer son fonctionnement, ses limites et ses cas d’usage concrets. «Le chatbot de l’ACF est une source précieuse d’information pour la commune. Nous nous préparons à l’utiliser davantage et de manière encore plus ciblée.» Julien Tüscher, syndic de la commune de Surpierre (FR) Julien Tüscher, syndic de la commune de Surpierre, raconte son expérience: «Le chatbot de l’ACF est un outil d’intelligence artificielle utile et fiable. Sa conception en vase clos garantit la qualité des réponses et renforce la confiance. C’est une source précieuse d’information pour la commune. Nous nous préparons à l’utiliser davantage et de manière encore plus ciblée — c’est une belle marge de progression pour l’administration comme pour les élus.» A moyen terme, plusieurs pistes d’amélioration sont à l’étude, notamment l’affinage des sources et une meilleure prise en compte de la jurisprudence cantonale ou encore des interactions plus contextualisées. Mais la logique restera la même: partir des besoins du terrain, tester, ajuster, expliquer. Et toujours garder une chose en tête: un assistant, oui. Mais plus que jamais une équipe derrière. Grégory Grin

Les plans d’études en Suisse intègrent déjà des éléments de culture numérique, ce qui constitue une base solide. Mais dans un environnement qui évolue en permanence, il est nécessaire de poursuivre le travail, d’actualiser les contenus et de les enrichir. Former les jeunes à demain, ce n’est pas seulement leur apprendre à utiliser un logiciel ou à chercher une information en ligne: c’est leur donner les moyens de penser autrement, d’analyser, de créer et de comprendre le numérique qui les entoure. Concrètement, cela peut passer par des approches simples et transversales: analyser des réseaux sociaux en cours de langue, coder une simulation en mathématiques, questionner l’usage des algorithmes en histoire, expérimenter avec des capteurs en sciences, ou encore explorer la création numérique en art. On peut aller plus loin avec des projets interdisciplinaires où les élèves conçoivent une solution numérique à un problème de leur environnement, par exemple un projet confié par la commune, ou encore des ateliers où ils expérimentent l’usage d’une intelligence artificielle générative de manière critique et responsable. Préparer les jeunes à des métiers qui n’existent pas encore, c’est investir dans l’évolution des programmes scolaires et leur mise en cohérence. Le matériel viendra toujours en soutien. La valeur durable de l’éducation numérique se construit dans la culture. Grégory Grin

Car même si les contextes sont différents, les enjeux sont les mêmes. Toutes les communes doivent garantir la protection des données personnelles, faire face aux exigences croissantes en matière de conformité, s’adapter à de nouvelles obligations légales, ou encore faire évoluer les compétences internes. Toutes cherchent à simplifier l’accès aux services publics, à moderniser leurs processus, à répondre à des attentes de plus en plus numériques. Dans ce cadre, les échanges entre communes - quels que soient leurs profils - permettent de gagner en efficacité et en cohérence. Partager des retours d’expérience, codévelopper certaines solutions, bénéficier de formations communes ou simplement poser les bonnes questions au bon moment: autant de gestes simples qui évitent de perdre du temps ou de l’argent. Inversement, avancer seul peut conduire à faire des choix peu adaptés aux besoins réels ou à mettre en place des outils qui ne s’intègrent pas avec les futurs standards. Mutualisation ne signifie pas uniformisation. Il s’agit plutôt de construire ensemble un socle commun, un langage partagé, des référentiels utiles à toutes et à tous. C’est dans cet état d’esprit que l’initiative DIGI-FR se poursuit dans le canton de Fribourg. Numériser, ce n’est pas se replier. C’est coopérer. Et dans ce domaine, les plus petits comme les plus grands ont toujours quelque chose à apporter. Grégory Grin

La souveraineté numérique, c’est la capacité à garder le contrôle sur ses infrastructures, ses systèmes et ses données. Pour les communes suisses, cela ne signifie pas tout faire soi-même, mais faire des choix éclairés. Par exemple, une commune qui utilise un outil gratuit basé aux Etats-Unis expose potentiellement ses échanges à une législation étrangère (comme le Cloud Act). Une autre, qui stocke ses documents dans un cloud suisse certifié ISO, garde une meilleure maîtrise de son environnement numérique. La souveraineté numérique touche aussi la résilience. Une commune qui dépend entièrement d’un seul prestataire sans possibilité de migration perd sa marge de manœuvre. A l’inverse, en exigeant des formats ouverts, des interfaces documentées et de toute évidence un hébergement en Suisse, elle préserve sa capacité à changer de cap. Enfin, la question de la souveraineté numérique se pose avec encore plus d’importance pour des services que l’on peut considérer comme essentiels - comme l’identité numérique ou la santé. Ces infrastructures sont au cœur de la vie quotidienne des citoyens. Leur pilotage par des structures privées, sans marge de contrôle suffisante pour l’administration publique, fait émerger de réelles préoccupations. La Confédération elle-même l’a reconnu en réaffirmant l’importance d’une e-ID souveraine. Préserver sa souveraineté numérique, c’est garantir à long terme la capacité d’agir, de décider, et de s’adapter face aux évolutions technologiques. Pour les communes, cela signifie garder la main sur leurs outils, pouvoir changer de prestataire si nécessaire et protéger concrètement les données des habitantes et habitants. Grégory Grin

Ces solutions jouent un rôle clé dans la gestion communale, les finances, le contrôle des habitants, les autorisations et l’édilité, entre autres. 1. Fonctionnalités spécifiques: Identifiez les fonctionnalités liées aux tâches spécifiquement déléguées aux communes dans votre canton (par exemple les impôts) et assurez-vous que la solution les supporte vraiment. 2. Evolutivité: La solution doit s’adapter aux besoins futurs, comme l’intégration de guichets virtuels ou de nouvelles exigences de protection des données. 3. Reprise des données: Assurez-vous que le prestataire a un plan solide, une démarche qualité éprouvée et des exemples de migrations réussies. Demandez des retours d’autres communes. 4. Expérience utilisateur: Choisissez un logiciel intuitif, nécessitant peu de formation. Demandez des démonstrations. 5. Support et formation: Vérifiez les formations et l’assistance offertes après le déploiement. 6. Normes et standards: La solution doit respecter les normes en vigueur, garantissant la sécurité de l’information et l’interopérabilité avec d’autres systèmes. 7. Coût total: Prenez en compte les coûts de migration (projet) et les coûts récurrents (maintenance, mises à jour, support) pour éviter les surprises. Changer de solution de gestion communale est stratégique. En analysant vos besoins, en planifiant la migration des données, en prenant en compte l’expérience utilisateur et en évaluant les coûts, vous maximiserez vos chances de faire le bon choix. Grégory Grin

Dans le cadre de la transformation numérique des administrations communales, l’adoption de normes et standards techniques est une clé du succès. Ces normes garantissent l’interopérabilité des systèmes, permettant aux communes de s’intégrer efficacement avec d’autres institutions ou services digitaux, qu’il s’agisse des services cantonaux, fédéraux ou de partenaires locaux. Elles favorisent également une gestion harmonisée des projets et une réduction des coûts en évitant les solutions propriétaires, souvent non pérennes et sujettes à une obsolescence difficile à maîtriser. L’une des valeurs ajoutées majeures de cette approche est la sécurité accrue des données, particulièrement cruciale dans le contexte des communes suisses, où les administrations traitent une quantité importante de données sensibles des citoyens. Le respect des normes contribue à renforcer la protection des données et à prévenir des risques. En appliquant des standards reconnus, les communes bénéficient d’une meilleure fiabilité de leur infrastructure numérique tout en renforçant la confiance des citoyens. Les normes eCH, et en particulier la nouvelle norme eCH0258, offrent un cadre technique indispensable pour harmoniser les processus de cyberadministration et favoriser la transparence. Elles simplifient non seulement la collaboration intercommunale mais aussi l’accès des citoyens aux services en ligne, garantissant ainsi une expérience utilisateur cohérente et sécurisée. Suivre ces normes permet donc aux communes de choisir des solutions durables, tout en évitant de se retrouver piégées dans des systèmes limités, non évolutifs et coûteux à long terme. En fin de compte, cela n’est pas une option, mais un gage de fiabilité et d’efficacité dans un monde de plus en plus digitalisé. Grégory Grin

Pour encourager une véritable dynamique de transformation numérique au sein d’une commune, plutôt que de se limiter à des projets techniques isolés, il est essentiel de créer un environnement interne favorable. Voici quelques propositions concrètes: Cartographier les processus pour identifier les opportunités d’automatisation et fixer des priorités. Définir les objectifs et les bénéfices attendus de la transformation numérique, l’intégrer dans les plans de développement à long terme de la commune et prévoir des budgets dédiés. Former des équipes de projet composées de membres de différents domaines pour favoriser l’échange et intégrer la transformation numérique dans tous les secteurs. Lancer des projets pilotes avant leur déploiement à plus grande échelle. Organiser des échanges et des collaborations avec d’autres communes, des experts et des institutions académiques pour partager connaissances et meilleures pratiques. Offrir de la formation continue sur les nouvelles technologies et méthodes de travail. La transformation numérique n’est pas un luxe réservé aux grandes villes ni une exigence hors de portée pour les petites communes. C’est une opportunité pour chaque administration de renforcer son efficacité, d’améliorer son accessibilité et de se préparer aux défis de demain. Grégory Grin

Face à cette interrogation, une approche centrée sur les utilisateurs se révèle être incontournable. L’observation active, l’analyse des comportements et l’immersion dans le quotidien des employés et de la population offrent une perspective plus authentique et profonde qu’une simple collecte de besoins. Adoptées durant tout le cycle de vie d’un projet, ces méthodes permettent de détecter des problématiques non exprimées, de comprendre les interactions réelles avec les services communaux et d’identifier des axes d’amélioration significatifs: Commencez par comprendre les problèmes rencontrés en testant l’expérience d’un usager et en vous immergeant dans l’activité du service communal concerné, voire en pratiquant quelques jours de «job-shadowing» Impliquez très tôt les utilisateurs finaux en organisant des ateliers participatifs ou des groupes de discussion Réalisez des tests d’usabilité de prototypes et des phases pilotes Mettez en place des canaux pour collecter et analyser les retours des utilisateurs de manière continue une fois la mise en service réalisée Exploitez les données à disposition pour identifier les tendances d’utilisation et détecter les problèmes Mettez en place une gestion des demandes d’évolution qui laisse la place à la créativité en organisant des ateliers de cocréation En intégrant de telles méthodes, les administrations communales s’assurent de maintenir et de renforcer la proximité avec leurs usagers tout en restant alignés avec leurs propres besoins et exigences d’efficacité. Alors, et si chacun de vos projets commençait par une journée d’immersion au guichet communal? Grégory Grin

Quand on parle d’administration numérique, la digitalisation des démarches administratives arrive en tête des attentes exprimées par la population mais aussi par le personnel communal. Il est d’ailleurs tout à fait naturel et sain qu’une commune qui engage ressources et finances sur la voie de la digitalisation puisse en attendre des bénéfices intrinsèques. Cependant, la numérisation des démarches administratives communales est un sujet complexe. Cela touche de nombreux domaines métiers et bases légales. Une automatisation de bout-en-bout et sans rupture de média signifie la mise en œuvre d’une interopérabilité avec une grande diversité de systèmes et de données à normaliser. Ce n’est pas quelque chose qui peut se faire de manière immédiate et instantanée. C’est une démarche qui s’effectue en plusieurs étapes. Des étapes durant lesquelles les communes doivent continuer à fonctionner normalement. Impossible d’appuyer sur le bouton «pause» pendant qu’on digitalise. Ainsi, il se peut que certaines étapes apportent une attention plus particulière à un volet qu’à un autre et que le résultat soit plus visible et perceptible par la population que par les services communaux, ou l’inverse. Il se peut également que seulement quelques premiers pas soient faits sur le chemin de l’automatisation complète. Ce qui est essentiel pour continuer à avancer sur ce chemin par étapes, c’est: de conserver l’objectif d’apporter de la valeur ajoutée à chaque partie prenante, en recherchant un bon équilibre entre les différentes phases de l’initiative. Il est également important de rendre à chaque fois lisible, compréhensible et transparent ce qu’une étape apporte à la population et aux services communaux, même si c’est une étape intermédiaire; de rester connecté au terrain, que ce soit côté expérience utilisateur final ou en s’immergeant dans le quotidien des services communaux, ainsi qu’en leur donnant voix au chapitre dans la définition de la feuille de route de digitalisation; de garder le cap vers une automatisation de bout-en-bout entre les différents systèmes impliqués, en expliquant que cela prendra du temps, mais que chaque étape contribue petit à petit à nous rapprocher de cet objectif. En d’autres termes, accepter d’avancer – avec patience – par étapes, apporter de la valeur à chacune d’elles et rester connecté au terrain sont des ingrédients essentiels dans une telle démarche. Grégory Grin