Philippe Jenny est convaincu des possibilités offertes par la cyberadministration.

«La cyberadministration a besoin d’une base solide»

13.05.2022

Simplifier les processus au sein de l’administration grâce à des moyens numériques, voilà un des thèmes dont s’occupe Philippe Jenny, chef du Service de l’informatique de la Ville de Fribourg. Entretien sur les chances et les risques de la cyberadministration.

«Numérisation et cyberadministration ne sont pas la même chose», souligne Philippe Jenny en préambule de l’entretien accordé à «Commune Suisse». Directeur depuis 2012 du Service de l’informatique de la Ville de Fribourg, il a dans cette fonction vécu de près les développements fulgurants dans ce secteur. «Lorsque nous parlons de numérisation, nous pensons notamment aux systèmes au sein de l’administration, comme l’infrastructure, les logiciels ou les banques de données que nous utilisons pour travailler.»

La cyberadministration est en revanche la gestion purement numérique de prestations. «Plus rien n’est imprimé ou rempli à la main», note Philippe Jenny. Le but est que les systèmes communiquent entre eux et traitent des informations. «Remplir un formulaire qui doit ensuite être imprimé et retraité dans un service n’est pas de la cyberadministration.» On ne peut en parler qu’au moment où, suite à une demande, des processus sont enclenchés au sein des systèmes. Cela est valable aussi bien pour des demandes venant de la population, de l’extérieur donc, que pour des processus au sein de l’administration.

Commune pilote pour l’eDéménagement

La cyberadministration de la Ville de Fribourg est en plein développement. Philippe Jenny cite un exemple: le paiement des factures téléphoniques de ses quelque 600 employés. Auparavant, c’était une tâche complexe avec des piles de factures, ce qui prenait deux semaines. Le Service de l’informatique a développé une méthode pour consolider les factures et les transférer de façon groupée à la comptabilité. Deux semaines de travail sont ainsi économisées.

Fribourg est aussi l’une des huit communes pilotes du canton qui testent actuellement le programme eDéménagement. Ce dernier permet aux habitants et habitantes d’annoncer leur déménagement en ligne. «Nous avons débuté le 1er février, mais n’avons pas encore fait trop de publicité, précise-t-il. Nous voulons d’abord tester comment cela marche et devons encore améliorer certains processus. A l’arrière-plan, tout ne fonctionne en effet pas de façon purement numérique.» La publicité active n’aura lieu que quand tout marchera sans problème.

«La confiance est centrale en informatique. La protection des données est un thème sensible et en tant que pouvoir public, nous devons être particulièrement fiables.» eDéménagement est dans tous les cas promis au succès, le nombre des usagers et usagères augmentant sans cesse. Mais Philippe Jenny ne  veut pas encore citer des chiffres. «Il est trop tôt pour cela.»

Nombreuses prestations différentes

Philippe Jenny entend parfois des critiques parce que certains services ne sont pas encore en ligne. «Le fait est que la cyberadministration est une affaire très complexe.» Et particulièrement pour une commune. «Quand vous êtes une entreprise, vous offrez des prestations dans un secteur. Les communes, qu’elles aient 40 ou 400 000 habitants, offrent toujours des prestations dans de nombreux secteurs différents.» Il y a l’élimination des déchets, la gestion de l’eau, les finances, les écoles et bien plus encore. Cela complexifie les choses et exige des solutions très spécifiques.

«L’objectif de la cyberadministration est de simplifier le travail et d’industrialiser les processus.»

Philippe Jenny, chef du Service de l’informatique de la Ville de Fribourg

Le défi est de connaître les processus et les besoins de ces divers secteurs et de développer des solutions sur mesure. «Cela nécessite d’abord beaucoup de travail au sein de l’administration, avant de pouvoir proposer une offre virtuelle à la population, relève Philippe Jenny. La cyberadministration a besoin d’une base solide.» Il faut procéder pas à pas et avancer uniquement quand une solution a fait ses preuves.

La collaboration est centrale

Pour Philippe Jenny, la collaboration avec les autres communes et le canton est centrale. Il prend à nouveau un exemple: «Nous avons un système de réservation numérique pour les salles de gymnastique. Tous les processus se déroulent en ligne.» Pour ce faire, Fribourg a repris le système d’une autre ville. «La collaboration dans le secteur public a pour but de partager les frais de développement. Nous n’assumons ainsi qu’une partie de ces coûts, mais prenons en revanche pleinement en charge ceux pour l’installation et l’entretien.»

Cette collaboration entre les communes est sensée car elles sont toutes confrontées aux mêmes défis et ne sont pas en concurrence sur ce terrain. Si des bonnes solutions sont partagées, des coûts peuvent être épargnés, ce qui est important car il s’agit d’argent public.

Depuis 2018, les communes fribourgeoises et le canton collaborent étroitement sur le  projet DIGI-FR. Ce que Philippe Jenny juge fructueux. «Je sens de la part du canton une grande volonté de travailler avec les communes.» Il est important que les solutions des communes et du canton soient compatibles, ce qui facilite les choses pour les communes.

Ne laisser personne de côté

Malgré les développements actuels, le guichet communal analogue n’est pas encore obsolète. «Tout le monde n’a pas un smartphone ou accès à Internet. On ne peut pas laisser des gens de côté.» C’est pourquoi le guichet classique va subsister. «Le travail au guichet pourrait alors être axé sur l’aide aux personnes qui ont de la peine à s’orienter.»

Ce n’est pas seulement ce travail qui pourrait être modifié par la cyberadministration, mais celui de nombreux employés communaux. «L’objectif de la cyberadministration est de simplifier le travail et d’industrialiser les processus.» C’est pourquoi il faudra éventuellement moins de personnel pour certaines tâches. Les communes sont responsables de ce personnel et devraient engager les ressources libérées de façon sensée. «Pour cela, il faut un plan, et cela doit être pris en compte lors du changement des processus», estime Philippe Jenny.

La pandémie a agi comme un accélérateur pour le télétravail

La Ville de Fribourg mise depuis quelques années déjà sur le télétravail. Philippe Jenny, chef du Service de l’informatique de la Ville de Fribourg, utilise sciemment le terme de télétravail et non celui de «home office». «L’idée n’est pas seulement de permettre aux gens de se brancher au système depuis chez eux, mais de partout, également quand ils ont une séance à l’extérieur, se trouvent dans le train ou dans le bureau d’à côté.» La ville dispose d’un règlement sur les aspects juridiques du télétravail depuis le 1er janvier 2020, quelques semaines avant l’entrée en vigueur des mesures contre la pandémie de coronavirus. «Lorsque l’annonce de l’obligation du télétravail est tombée le 13 mars, tout était réglé quatre jours plus tard», argue Philippe Jenny. La pandémie a agi comme un accélérateur pour le télétravail et a fortement amélioré son acceptation.

Nadja Sutter
Traduction: Marie-Jeanne Krill