Archivage numérique: informations pour les communes
La numérisation modifie aussi l’archivage. Les communes doivent veiller à ce que les documents numériques soient également archivés correctement.
D’importants documents numériques doivent, tout comme des documents physiques, être archivés correctement. Mais où et comment une commune peut-elle archiver ces documents et quels sont les formats de fichiers appropriés? C’est sur ces questions que se penchent Florian Fischer des archives de la ville de Lucerne et Nicole Meystre des archives communales de Montreux. Ils assument la coprésidence du groupe de travail Archives communales de l’Association des archivistes suisses. Ils recommandent aux communes qui veulent mettre sur pied un archivage numérique à long terme de se faire conseiller par des experts, travaillant par exemple pour des archives cantonales ou des firmes spécialisées. La gestion numérique et l’archivage électronique nécessitent des concepts bien pensés et une bonne préparation. Les archives numériques doivent par ailleurs être entretenues avec soin. Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) a élaboré des exigences minimales pour les archives numériques à long terme et a mis sur pied un catalogue des formats de fichiers pour l’archivage. L’association eCH élabore des standards pour les échanges numériques avec les autorités.
