Elément central du projet sur lequel le peuple a voté le 28 septembre, l’e-ID sera entièrement étatique. Ce complément électronique à la carte d’identité est par ailleurs gratuit et facultatif pour les citoyennes et citoyens. La carte d’identité physique et le passeport restent valables et l’e-ID peut être révoquée. Une grande importance est de plus donnée à la protection des données. Le stockage des données a lieu de manière décentralisée et la protection des données, la sécurité des données, l’économie des données et la transparence sont des principes importants dans la loi. Cela a manifestement convaincu les votantes et votants, 50,4 % ayant approuvé le projet. L’Association des Communes Suisses salue cette décision. L’e-ID et l’infrastructure de confiance qui lui est associée sont des éléments constitutifs centraux des efforts de numérisation de l’administration à tous les niveaux de l’Etat. Elle permet d’identifier de manière simple les utilisatrices et utilisateurs de nombreuses prestations numériques des autorités, par exemple lors de la commande d’un extrait électronique du registre des poursuites. L’e-ID constitue par ailleurs la base pour d’éventuelles futures récoltes électroniques de signatures. Silvan Müggler

«Le canton de Vaud compte 300 communes, il existe donc 300 manières de faire», dit Eloi Fellay, directeur de l’Union des Communes Vaudoises (UCV), au sujet de la gestion des documents. Les pratiques dépendent de la taille et des ressources: les conseils généraux, les législatifs de communes jusqu’à 1000 habitants, traitent moins de documents et disposent de moyens plus limités que les conseils communaux. «Un village de 500 âmes a besoin d’un autre système qu’une ville comme Yverdon qui a trois séances par mois», illustre Eloi Fellay. Les conseils généraux adoptent des solutions pragmatiques. «Le principe est celui de la démocratie de proximité», dit le directeur de l’UCV. Si beaucoup utilisent le site de la commune pour leurs documents, certains préfèrent la lecture du procès-verbal et son approbation en assemblée. Une diffusion dans le bulletin officiel ou sur le tableau d’affichage public est une autre option. «Le principe est celui de la démocratie de proximité.» Eloi Fellay, directeur de l’Union des communes vaudoises (UCV) Les 94 communes fribourgeoises sans conseil général fonctionnent de même, privilégiant une communication directe, explique Grégory Grin, responsable de l’initiative DIGI-FR à l’Association des Communes Fribourgeoises (ACF). «Les assemblées communales ressemblent à la Landesgemeinde: la population participe à une séance publique et vote. Un P.-V. est ensuite publié.» Dans les 27 communes fribourgeoises dotées d’un conseil général, ceux-ci disposent d’un secrétariat dédié et donc pour la plupart d’une adresse mail spécifique. «Cela permet de séparer les documents au sein de la commune», souligne Grégory Grin. Il existe en général des espaces de stockage distincts pour le législatif et l’exécutif. Le recours à un service de cloud et à un extranet est courant, mais il n’y a pas de pratique généralisée. «Une adresse mail spécifique permet de séparer les documents au sein de la commune.» Grégory Grin, responsable de l’initiative DIGI-FR à l’Association des Communes Fribourgeoises (ACF) La nécessité du numérique fait la quasi-unanimité: «Seules deux communes n’ont pas de site internet», dit Eloi Fellay. Certaines - les plus grandes - se dotent d’un intranet, ce qui permet par exemple de ne publier un document qu’une fois qu’il est définitif. Cela peut se révéler utile en cas de données personnelles. Si la numérisation facilite la transmission d’informations, elle n’est pas toujours la panacée. Eloi Fellay: «Cela demande d’une part des ressources et, d’autre part, cela peut complexifier des processus éprouvés.» Le canton de Fribourg n’a pas de données sur les communes avec un législatif entièrement numérisé. Le conseil général du chef-lieu est en cours de numérisation, mentionne Grégory Grin: «L’extranet de la Ville de Fribourg sera étendu au parlement.» L’UCV et l’ACF conseillent les législatifs vers la solution la plus adaptée. «Nous partageons les bonnes pratiques, parfois des solutions peuvent être mutualisées», évoque Eloi Fellay. Mais pas question d’imposer des normes, souvent «contreproductives», notamment pour les petites communes, qui doivent rester souveraines en la matière. Le numérique soulève l’enjeu lié aux données personnelles. Cécile Kerboas, préposée vaudoise à la protection des données: «Une diffusion sur internet n’a pas les mêmes implications qu’une consultation sur place, les données étant plus facilement accessibles.» Les organes législatifs doivent éviter de mettre en ligne des informations concernant des personnes non élues. Elle cite le recours d’une personne naturalisée: ses données avaient été diffusées sur internet par le biais du procès-verbal du conseil. Idem pour les données privées des élus, question fréquente dans un système de milice. «Peut-on publier sur internet l’adresse e-mail personnelle ou le téléphone privé d’un élu? Ces interrogations préoccupent les législatifs», dit Cécile Kerboas. Elle a formé des communes en quête de clarté. «Il y a une prise de conscience: la protection des données n’est plus perçue que comme une contrainte. Les élus sont plus sensibles à la manière dont sont traitées les données personnelles.» «Les élus sont plus sensibles à la manière dont sont traitées les données personnelles.» Cécile Kerboas, préposée vaudoise à la protection des données La publication d’enregistrements audio ou vidéo des séances du législatif et la diffusion en ligne de débats publics nécessitent aussi de respecter certaines règles. Dans les cantons de Neuchâtel et du Jura, le préposé à la protection des données met à disposition une liste d’avis liés à ces questions. Julia Rippstein

À l’ère du 100% numérique, tout se fait en ligne: les achats comme les démarches administratives. L’Association des Communes Suisses (ACS) appuie les communes dans la numérisation de leurs prestations administratives. Et les caisses de pension ne sont pas en reste, elles non plus. Il faut dire que les portails en ligne ont de quoi plaire: ils permettent aux personnes assurées de consulter très simplement leurs données de prévoyance, de simuler un scénario de retraite (anticipée), d’obtenir des formulaires et d’entrer aisément en contact avec des conseillères ou conseillers. Autant de tâches dont les collaboratrices et collaborateurs des ressources humaines se trouvent déchargés. «Pour autant, l’essor des portails en ligne ne signe pas la fin du conseil personnalisé, qui reste d’actualité pour les questions complexes liées à la fiscalité, à la famille ou aux différentes étapes de la vie», affirme Michael Müller, expert en numérisation chez acrea AG. Les portails en ligne offrent un accès pratique à sa propre prévoyance, susceptible de provoquer un déclic incitant à se pencher plus avant sur la question. «Les personnes assurées peuvent ainsi connaître leur situation de prévoyance à un instant donné et amorcer une réflexion à ce sujet.» Michael Müller, acrea AG, expert en numérisation dans les domaines de la finance et de la prévoyance Kaspar Abplanalp

Réalisée correctement, la cartographie des traitements de données personnelles constitue la pierre angulaire d’une gouvernance fiable et conforme. Elle identifie précisément les traitements, les catégories de données concernées, les acteurs impliqués et les flux d’information, afin de produire une documentation complète et tenue à jour des activités de traitement. Mais de quoi s’agit-il exactement? Et pourquoi s’engager dans une cartographie des données personnelles? Qui? Responsable du traitement, représentants, délégué à la protection des données éventuel, responsables opérationnels, sous-traitants. Quoi? Catégories de données personnelles traitées, avec une attention particulière aux données personnelles sensibles (santé, infractions, etc.). Pourquoi? Finalité principale du traitement (soit l’objectif principal pour lequel les données sont collectées). Où? Lieu d’hébergement, pays de destination en cas de transfert et garanties prévues. Jusqu’à quand? Durées ou critères de conservation. Comment? Mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité et la protection des données tout au long du cycle de vie. Aide pour la conformité réglementaire: Dans la plupart des cantons, les lois sur la protection des données exigent que les administrations cantonales et communales tiennent et publient un registre des activités de traitement. C’est par exemple le cas dans les cantons de Fribourg et du Valais. Ce registre doit documenter l’identité du responsable, les finalités du traitement, les catégories de personnes et de données concernées, les destinataires, les délais de conservation, les mesures de sécurité et, le cas échéant, les communications transfrontalières. La cartographie fournit précisément toutes ces informations nécessaires à la constitution et à la maintenance de ce registre. Transparence et amélioration continue: Une cartographie bien menée offre une vue claire des flux et une représentation structurée de la circulation des données au sein d’une commune. Cette visibilité facilite l’actualisation en cas d’évolution d’un traitement et rend explicite la finalité, principe directeur de toute protection des données. De plus, la cartographie rend les procédures reproductibles et auditables. C’est donc un socle pour prioriser les actions, suivre les mises à jour et démontrer la conformité dans la durée. Maîtrise des risques et sécurité: En rendant les traitements lisibles (par exemple des données d’aide sociale), la cartographie aide à choisir des mesures techniques et organisationnelles adaptées (authentification, chiffrement, journalisation, politiques d’accès, etc.). Elle sert de tremplin à l’analyse d’impact (AIPD) lorsque le risque est élevé, et prépare la réponse aux incidents en accélérant la qualification et la notification d’une violation de sécurité. Minimisation et «privacy by design»: Les principes de proportionnalité/minimisation exigent de limiter la collecte, les accès, la communication et la conservation de données aux besoins strictement nécessaires. La cartographie permet de confronter chaque finalité aux données effectivement requises, d’identifier les excès et de corriger les pratiques. Elle soutient aussi la «protection dès la conception et par défaut» en orientant les choix de mesures techniques et organisationnelles dès le début. Droits d’accès et devoir d’informer: Pour répondre dans les délais aux demandes d’accès, de rectification ou d’effacement de la personne concernée, il faut savoir précisément quelles données sont détenues, où, pendant combien de temps et avec quels destinataires. La cartographie structure ces informations et soutient ce devoir d’informer lors de la collecte (ce qui est une condition clé de la transparence). Références Pierloot, E., 2024, «Le registre des activités de traitement, un outil de pilotage essentiel». Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), 2024, «Guide relatif aux mesures techniques et organisationnelles de la protection des données (TOM)». Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 2020, «Cartographier vos traitements de données personnelles» (utilisé comme référence méthodologique). Stefan Stepanovic, Prof. Tobias Mettler

D’importants documents numériques doivent, tout comme des documents physiques, être archivés correctement. Mais où et comment une commune peut-elle archiver ces documents et quels sont les formats de fichiers appropriés? C’est sur ces questions que se penchent Florian Fischer des archives de la ville de Lucerne et Nicole Meystre des archives communales de Montreux. Ils assument la coprésidence du groupe de travail Archives communales de l’Association des archivistes suisses. Ils recommandent aux communes qui veulent mettre sur pied un archivage numérique à long terme de se faire conseiller par des experts, travaillant par exemple pour des archives cantonales ou des firmes spécialisées. La gestion numérique et l’archivage électronique nécessitent des concepts bien pensés et une bonne préparation. Les archives numériques doivent par ailleurs être entretenues avec soin. Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) a élaboré des exigences minimales pour les archives numériques à long terme et a mis sur pied un catalogue des formats de fichiers pour l’archivage. L’association eCH élabore des standards pour les échanges numériques avec les autorités. Informations: Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO): https://kost-ceco.ch/ Association eCH: www.ech.ch/fr Nadja Sutter

La commune bernoise de Frutigen a organisé avec l’association Ma commune une demi-journée de formation continue sur le thème de l’intelligence artificielle. Le but était d’informer le personnel communal sur les opportunités, les risques et les possibilités d’utiliser l’IA et de les mettre toutes et tous au même niveau. Certaines personnes avaient en effet déjà utilisé l’IA, alors que d’autres étaient plutôt sceptiques. L’événement a réuni environ 60 participantes et participants, dont des membres des autorités politiques. Après une introduction qui a aussi abordé des aspects éthiques et de protection des données, les participantes et participants ont pu tester des applications d’IA. Les collaboratrices et collaborateurs utilisent maintenant ponctuellement l’IA, par exemple pour élaborer des textes ou des formules Excel. Les données sensibles sont alors traitées avec une prudence particulière. En complément du cours, la commune met à disposition des fiches d’information. Informations sur les cours proposés par l’association Ma commune aux communes: https://mynigmeind.ch/fr/massgeschneiderte-gemeindeformate/ Nadja Sutter

L’interface entre population, entreprises et commune ou canton doit, dans une première étape, être numérisée, comme le stipule la stratégie de transformation numérique du canton du Tessin. Les dossiers doivent être gérés électroniquement, les données et les chiffres sur les communes être accessibles sur Internet et les collaboratrices et collaborateurs du canton et des communes bénéficier régulièrement d’une formation en matière de transformation numérique. Selon Milena Folletti, déléguée à la transformation numérique du canton du Tessin, il s’agit là des quatre points forts de cette première phase de la transformation numérique. «Le but est d’optimiser l’intégration numérique entre le canton et les communes, sans perdre de vue les compétences respectives», explique Felice Dafond, président de l’Association des communes tessinoises et membre du Comité de l’Association des Communes Suisses. Nora Hesse

Que faire en cas d’urgence comme une longue panne d’électricité ou une cyberattaque? Pour y faire face, la commune de Münsterlingen (TG) a développé un plan d’urgence. Des responsabilités claires, des collaboratrices et collaborateurs formés et des canaux de communication bien spécifiés - également lorsque le réseau téléphonique s’effondre - sont des éléments centraux. Des points de rencontre d’urgence avec du matériel comme des lampes de poche ou des radios DAB+ fonctionnant avec des piles ont été mis en place et sont régulièrement testés. Le système informatique est géré et entretenu par un prestataire externe, des processus définis sont prévus en cas d’incidents informatiques et le personnel est sensibilisé aux cyberattaques. La commune a été soutenue dans l’élaboration de ce plan par l’état-major régional de conduite de Kreuzlingen. La secrétaire communale Caroline Speck souligne que le plan permet d’abréger la phase de chaos en cas d’urgence et de pouvoir à nouveau être fonctionnel rapidement. Nadja Sutter

Le plan d’urgence constitue un élément essentiel pour une gestion efficace des risques. Il permet de ne pas subir les problèmes et leurs conséquences une fois qu’ils sont arrivés, mais plutôt de les anticiper et de mettre en œuvre des mesures préventives. Le plan doit contenir une organisation à mettre en place, un concept pour une communication de crise, des contacts d’urgence centralisés et des mesures concrètes. Ces éléments jettent les bases d’une réaction coordonnée et appropriée en cas d’urgence. Pour aider les communes à se préparer le mieux possible aux cyberattaques, l’Office fédéral de la cybersécurité (OFCS) a élaboré, en collaboration avec son réseau de partenaires, une présentation sur les plans d’urgence qui fournit des outils concrets. Le 20 novembre 2025, de 12 à 13h, l’OFCS organise un brown bag lunch en ligne pour aborder avec les communes suisses les plans d’urgence et les outils à utiliser en cas de crise. Les personnes intéressées peuvent s’inscrire via le lien suivant: Microsoft Virtual Events Powered by Teams . La conférence aura lieu en français, puis elle sera traduite et sous-titrée avant d’être publiée sur la chaîne YouTube de l’OFCS . Kilian Cuche