D’importants documents numériques doivent, tout comme des documents physiques, être archivés correctement. Mais où et comment une commune peut-elle archiver ces documents et quels sont les formats de fichiers appropriés? C’est sur ces questions que se penchent Florian Fischer des archives de la ville de Lucerne et Nicole Meystre des archives communales de Montreux. Ils assument la coprésidence du groupe de travail Archives communales de l’Association des archivistes suisses. Ils recommandent aux communes qui veulent mettre sur pied un archivage numérique à long terme de se faire conseiller par des experts, travaillant par exemple pour des archives cantonales ou des firmes spécialisées. La gestion numérique et l’archivage électronique nécessitent des concepts bien pensés et une bonne préparation. Les archives numériques doivent par ailleurs être entretenues avec soin. Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) a élaboré des exigences minimales pour les archives numériques à long terme et a mis sur pied un catalogue des formats de fichiers pour l’archivage. L’association eCH élabore des standards pour les échanges numériques avec les autorités. Informations: Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO): https://kost-ceco.ch/ Association eCH: www.ech.ch/fr Nadja Sutter

La commune bernoise de Frutigen a organisé avec l’association Ma commune une demi-journée de formation continue sur le thème de l’intelligence artificielle. Le but était d’informer le personnel communal sur les opportunités, les risques et les possibilités d’utiliser l’IA et de les mettre toutes et tous au même niveau. Certaines personnes avaient en effet déjà utilisé l’IA, alors que d’autres étaient plutôt sceptiques. L’événement a réuni environ 60 participantes et participants, dont des membres des autorités politiques. Après une introduction qui a aussi abordé des aspects éthiques et de protection des données, les participantes et participants ont pu tester des applications d’IA. Les collaboratrices et collaborateurs utilisent maintenant ponctuellement l’IA, par exemple pour élaborer des textes ou des formules Excel. Les données sensibles sont alors traitées avec une prudence particulière. En complément du cours, la commune met à disposition des fiches d’information. Informations sur les cours proposés par l’association Ma commune aux communes: https://mynigmeind.ch/fr/massgeschneiderte-gemeindeformate/ Nadja Sutter

Que faire en cas d’urgence comme une longue panne d’électricité ou une cyberattaque? Pour y faire face, la commune de Münsterlingen (TG) a développé un plan d’urgence. Des responsabilités claires, des collaboratrices et collaborateurs formés et des canaux de communication bien spécifiés - également lorsque le réseau téléphonique s’effondre - sont des éléments centraux. Des points de rencontre d’urgence avec du matériel comme des lampes de poche ou des radios DAB+ fonctionnant avec des piles ont été mis en place et sont régulièrement testés. Le système informatique est géré et entretenu par un prestataire externe, des processus définis sont prévus en cas d’incidents informatiques et le personnel est sensibilisé aux cyberattaques. La commune a été soutenue dans l’élaboration de ce plan par l’état-major régional de conduite de Kreuzlingen. La secrétaire communale Caroline Speck souligne que le plan permet d’abréger la phase de chaos en cas d’urgence et de pouvoir à nouveau être fonctionnel rapidement. Nadja Sutter