«Le canton de Vaud compte 300 communes, il existe donc 300 manières de faire», dit Eloi Fellay, directeur de l’Union des Communes Vaudoises (UCV), au sujet de la gestion des documents. Les pratiques dépendent de la taille et des ressources: les conseils généraux, les législatifs de communes jusqu’à 1000 habitants, traitent moins de documents et disposent de moyens plus limités que les conseils communaux. «Un village de 500 âmes a besoin d’un autre système qu’une ville comme Yverdon qui a trois séances par mois», illustre Eloi Fellay. Les conseils généraux adoptent des solutions pragmatiques. «Le principe est celui de la démocratie de proximité», dit le directeur de l’UCV. Si beaucoup utilisent le site de la commune pour leurs documents, certains préfèrent la lecture du procès-verbal et son approbation en assemblée. Une diffusion dans le bulletin officiel ou sur le tableau d’affichage public est une autre option. «Le principe est celui de la démocratie de proximité.» Eloi Fellay, directeur de l’Union des communes vaudoises (UCV) Les 94 communes fribourgeoises sans conseil général fonctionnent de même, privilégiant une communication directe, explique Grégory Grin, responsable de l’initiative DIGI-FR à l’Association des Communes Fribourgeoises (ACF). «Les assemblées communales ressemblent à la Landesgemeinde: la population participe à une séance publique et vote. Un P.-V. est ensuite publié.» Dans les 27 communes fribourgeoises dotées d’un conseil général, ceux-ci disposent d’un secrétariat dédié et donc pour la plupart d’une adresse mail spécifique. «Cela permet de séparer les documents au sein de la commune», souligne Grégory Grin. Il existe en général des espaces de stockage distincts pour le législatif et l’exécutif. Le recours à un service de cloud et à un extranet est courant, mais il n’y a pas de pratique généralisée. «Une adresse mail spécifique permet de séparer les documents au sein de la commune.» Grégory Grin, responsable de l’initiative DIGI-FR à l’Association des Communes Fribourgeoises (ACF) La nécessité du numérique fait la quasi-unanimité: «Seules deux communes n’ont pas de site internet», dit Eloi Fellay. Certaines - les plus grandes - se dotent d’un intranet, ce qui permet par exemple de ne publier un document qu’une fois qu’il est définitif. Cela peut se révéler utile en cas de données personnelles. Si la numérisation facilite la transmission d’informations, elle n’est pas toujours la panacée. Eloi Fellay: «Cela demande d’une part des ressources et, d’autre part, cela peut complexifier des processus éprouvés.» Le canton de Fribourg n’a pas de données sur les communes avec un législatif entièrement numérisé. Le conseil général du chef-lieu est en cours de numérisation, mentionne Grégory Grin: «L’extranet de la Ville de Fribourg sera étendu au parlement.» L’UCV et l’ACF conseillent les législatifs vers la solution la plus adaptée. «Nous partageons les bonnes pratiques, parfois des solutions peuvent être mutualisées», évoque Eloi Fellay. Mais pas question d’imposer des normes, souvent «contreproductives», notamment pour les petites communes, qui doivent rester souveraines en la matière. Le numérique soulève l’enjeu lié aux données personnelles. Cécile Kerboas, préposée vaudoise à la protection des données: «Une diffusion sur internet n’a pas les mêmes implications qu’une consultation sur place, les données étant plus facilement accessibles.» Les organes législatifs doivent éviter de mettre en ligne des informations concernant des personnes non élues. Elle cite le recours d’une personne naturalisée: ses données avaient été diffusées sur internet par le biais du procès-verbal du conseil. Idem pour les données privées des élus, question fréquente dans un système de milice. «Peut-on publier sur internet l’adresse e-mail personnelle ou le téléphone privé d’un élu? Ces interrogations préoccupent les législatifs», dit Cécile Kerboas. Elle a formé des communes en quête de clarté. «Il y a une prise de conscience: la protection des données n’est plus perçue que comme une contrainte. Les élus sont plus sensibles à la manière dont sont traitées les données personnelles.» «Les élus sont plus sensibles à la manière dont sont traitées les données personnelles.» Cécile Kerboas, préposée vaudoise à la protection des données La publication d’enregistrements audio ou vidéo des séances du législatif et la diffusion en ligne de débats publics nécessitent aussi de respecter certaines règles. Dans les cantons de Neuchâtel et du Jura, le préposé à la protection des données met à disposition une liste d’avis liés à ces questions. Julia Rippstein